Dofinansowanie wypoczynku może być przyznane jeden raz w roku. Dotyczy to zarówno wypoczynku emeryta/ rencisty oraz wypoczynku dziecka.

Podstawą dofinansowania wypoczynku lub wycieczki jest przedłożenie:

1. faktury (w formie papierowej lub elektronicznej) lub rachunku wystawionych imiennie na emeryta lub rencistę zgodnie z obowiązującymi przepisami lub
2. w przypadku organizacji kościelnych, fundacji i innych, umowy lub innego dokumentu potwierdzającego zakup usługi wypoczynku

zawierających następujące informacje:

1. nazwę i adres sprzedawcy (organizatora) wypoczynku,
2. imiona i nazwiska osób korzystających z wypoczynku wraz z kosztem usługi oddzielnie dla poszczególnych osób korzystających z wypoczynku,
3. datę rozpoczęcia i zakończenia wypoczynku,
4. wysokość poniesionych kosztów na wypoczynek.

Przed udostępnieniem ww. dokumentów PKP S.A., informacje dotyczące osób nie uprawnionych do korzystania z Funduszu należy zanonimizować.

Dokumenty stanowiące podstawę dofinansowania wypoczynku muszą być wystawione imiennie na emeryta lub rencistę.

Dofinansowanie wypoczynku dziecka może być zwolnione z opodatkowania po dostarczeniu zaświadczenia/ oświadczenia wystawionego przez organizatora wypoczynku o prowadzeniu przez niego działalności w zakresie organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży do lat 18.

Warunkiem przyznania świadczenia jest złożenie wniosku wraz z załącznikiem najpóźniej w ciągu 60 dni po zakończeniu wypoczynku.